Важной задачей при управлении автопредприятия является учет путевых листов. Известно, что государство предписывает использовать бланки путевых листов, утвержденных Госкомстатом 28.11.1997. Они предназначены для легковых автомобилей, грузовых автомашин (4-П и 4-С), автобусов, автокранов, специальной техники, например погрузчика. При выписки путевого листа важно правильно его заполнить. Неправильно заполненная путевка может стать причиной того, что сотрудники ДПС могут оштрафовать организацию. Кроме того, поскольку путевой лист является основанием, для списания ГСМ, то неправильное его оформление может дать повод для налоговой также наложить штраф на предприятие. Однако, в Письме Минфина РФ от 20 сентября 2005 г. N 03-03-04/1/214 говорится о том, допускается вносить некоторые изменения в форму путевого листа при сохранении основных полей.
Некоторые представители автохозяйств убеждены, что необходимо использовать исключительно типографские бланки путевых листов. Однако, это не так. Можно распечатывать путевой лист на компьютере, например в Excel или Word. Очевидно, что в современных условиях, этот вариант является более предпочтительным, т.к. снижает трудоемкость работы диспетчера. На следующем этапе при оптимизации бизнес-процессов автохозяйства следует задуматься о внедрении специальной программы учета путевых листов.
Следует понимать, что учет путевых листов в программе является лишь первым шагом на пути модернизации управления компанией. Например, информация по пробегам используется согласно Положению о техническом обслуживании и ремонте подвижно состава используется при планировании ТО. Также у многих перевозчиков тарифы зависят от пробегов, следовательно, можно посчитать доходы предприятия. Износ резины также считается по пробегам из путевых листов. Особенно важной статьей затрат является топливо. Учет ГСМ непосредственно вытекает из расчета нормативного расхода топлива по путевому листу.
При выборе программы по учету путевых листов следует также обратить внимание на то, сколько автомобилей имеет автопредприятие. Простой подсчет показывает, что парк из 10 автомашин в месяц может использовать 200-300 путевок в месяц. Организация, имеющая 100 автомобилей, уже должна будет обработать 2000-3000 бланков. Поскольку путевой лист является бланком строгой отчетности и его надо хранить 5 лет, то у средних и крупный предприятий информационная база может насчитывать несколько сот тысяч путевых листов. Естественно, это не может не сказать на скорости обработки.
Среди информационных технологий хранения данных наибольше преимущество имеют SQL-сервера. Например, таких фирм как Oracle, Microsoft, IBM, Sybase. Они отличаются высоко надежностью, большим быстродействием, возможностью разграничения доступа при многпользовательской работе и пр. По сравнению с простыми офисными базами данных они имеют несколько большую стоимость, однако в соотношении цена/возможности они с лихвой превосходят простенькие системы.
Очевидно, что крупные промышленные предприятия предъявляют повышенные требования к устойчивости системы, ее быстродействию, поскольку за короткое время необходимо выпустить на лини большое количество автомашин. Таким образом, несомненно при выборе курса на повышение эффективности транспортного подразделения , следует внимательно изучить все технологические решения, имеющиеся на рынке, что чтобы идти в ногу со временем.
Покупка авто через интернет <Предыдущая | Следующая> Выбираем автомобильные шины на новый сезон |
---|